Arve koostamine on ettevõtte haldamiseks oluline, samas on see alustavatele ettevõtjatele tohutu ajakulu. Millised on arvete ja tellimuste õiguslikud suunised? Kas mõned lepingud kinnitatakse vana hea käepigistusega? Ja kui olulised on üldised kasutustingimused?
Oleme koostanud väikese kontrollnimekirja mõne arvetega seotud küsimuste kohta, et te ei unustaks olulisi koostisosi ja supp üle ei keeks. Eriti juhul, kui klient ei saa maksta või vastupidi, soovib maksta.
Peamised arve koostisosad
Arvega loendate teostatud teenuseid ja esitate nõuded oma kliendile. Seega on see õiguslikult siduv dokument ja näeb ette rahalise kohustuse. Teie arve peaks sisaldama nii kliendi kui ka teie enda aadressi. Ärge unustage teenuste loetlemist ja sellega seonduvat hinda. Lõpuks tahab klient teada ju seda, kui palju on teie töö väärt ja seda detailselt.
Nende nelja koostisosaga on teil stabiilne raamistik. Mis veel puudu, on spetsiaalsed koostisosad, mis muudavad teie arve siduvaks.
Määrake kuupäev, millal olete oma arve välja andnud. Sel moel muutub teie kliendi kirjavahetus läbipaistvamaks. Kui teie klient ei soovi (mis tahes põhjusel) maksta, võite alati viidata oma kirjavahetuses olevale kuupäevale! Sel moel väldite arusaamatusi ja ei anna kliendile võimalust arvet maksmata jätta.
Määrake tähtaeg, olenemata sellest, kas määrate maksetähtajaks ühe nädala, kuu või 14 päeva, kui olete määranud tähtaja, on teil õigus nõuda tasu. Klient peab sellest kinni hoidma. Kui ta seda ei tee, on teil õigus nõuda intresse.
Lisage arvele ettevõtte pangakonto. Kindlasti olete lisanud enda ettevõtte pangaandmed arve jalusesse ja ka koduleheküljele. Tehke kindlaks, et kliendil on neile lihtne ligipääs. Üldjuhul kehtib reegel - kes leiab pangaandmed kiirelt, tasub õigeaegselt. Tähtis: ärge unustage märkida IBAN ja BIC. Eriti kui te kauplete klientidega väljaspool enda koduriiki. Parim tava on täpsustada kõik andmed.
Rõhk on detailides
Arveid loetakse tavaliselt väga hoolikalt, nagu ka kõiki muid dokumente, mille eest peab raha maksma. Kontrollige detaile! Kas teie logo on alati ühes nurgas? Kas olete kirjutanud kliendi nime korrektselt? Kas te kasutate sama disaini?
Arve peaks välja nägema asjalik ja korrektne, ja mitte ainult kliendi jaoks. Audiitor ja ka maksuamet jälgivad väga täpselt, kas teie arve number jookseb kronoloogiliselt. Mitte mingil juhul ei tohiks te arve numbrit vahele jätta või mitut sama arve numbrit kasutada!
Kirjutage arve: kellel on selleks aega?
Olgu see PR-nõustaja, graafiline disainer, käsitööline, kinnisvaramaakler või maksunõustaja. Arvete kirjutamine on iga karjääri alguses raske ja sellele kulub palju aega.
Paljudel ettevõtjatel ei ole rahalisi ressursse, et palgata kedagi, kes seda nende eest teeks. Isolta pakub tarka ja elegantset lahendust, millel on palju eeliseid.
Usalduse küsimus: mida teha, kui klient ei maksa?
Ühes eelnevas postituses andsime teile mõned nõuanded selle kohta, kuidas suurendada klientide usaldust. Usaldusväärne kliendisuhe on viljaka koostöö nurgakivi. Kui teie klient võtab arve tasumiseks liiga palju aega võib see usaldust kõigutada. Kui palju aega on liiga palju aega? Seda peaksite otsustama vastavalt enda kannatlikkusele.
Ärge unustage, eriti kui kasutate B2B-teenust, et teie kliendid võivad samuti nõudeid oodata. Seetõttu kirjutage kindlasti esimese makse meeldetuletus sõbralikult. Sõnadega "Kindlasti midagi on tulnud vahele" või ka "Mõistame, et aeg-ajalt on liiga palju kohustusi ning mõningad asjad kipuvad ununema". Kui te määrate uue maksetähtaja, pöörake kliendi tähelepanu sellele, et tasumiseks kuulub uue maksetähtajaga arve.
Teine meeldetuletus. Mitte nii!?
Mitmed ettevõtjad täheldavad: "Isegi pärast esimest sõbralikku arve meeldetuletuse saatmist on kliendid vastumeelsed või laisad arvet tasuma". Selle vältimiseks kirjutage teema reale, et see on juba teine meeldetuletus ja arvutage intress või märkige edasised juriidilised sammud.
Ent pidage meeles, et juriidiliste sammude mainimisel on oht mõjuda kliendisuhetele negatiivselt. Mõelge siiski hoolega, kas soovite siduda end ebausaldusväärsete klientidega.