Kas sa oled huvitatud või pühendunud - kuidas olla produktiivne?

Olen oma loomult uudishimulik ja tahan õppida uusi oskusi nii tööl kui ka eraelus. Märkan aga kiiresti, et aeg saab otsa, sest olen huvitatud nii paljudest asjadest. Siis aga komistasin artikli otsa, mis suunas mind uuele teele ja sai mind mõistma, et kõige tähtsamad asjad on need, millele pühendunud olen. Läksin siis veelgi lähemalt uurima seda, kuidas aega efektiivselt planeerida ja kõigele vajalikule tõeliselt pühenduda. Nüüd jagan seda ka sulle.

Sattusin lugema huvitavat artiklit just sellel teemal ning hakkasin mõtlema oma igapäeva töö ja hobide peale. Seejärel nägin selgelt erinevust oma käitumises sõltuvalt sellele, kas olen huvitatud või pühendunud. Siin on lühidalt see erinevus:

On üks asi olla pühendunud ja on teine asi olla paindlik lõpptulemuse saavutamisel. See võib olla üheks põhjuseks miks ainult 8% inimestest saavutavad oma uue aasta lubadusi. Kui oled huvitatud, siis leiad tavaliselt põhjendusi, vabandusi, põhjuseid ja olukordi miks ei saa või ei suuda. Kui oled pühendunud, siis sa annad endast kõik, et seda saavutada.

Seega on ülimalt tähtis olla pühendunud, hoolimata mida su ettevõte teeb ning luua plaan, mis koosneb teostatavatest sammudest.

Muidugi võib tunduda, et maailmaga on raske sammu pidada. Seetõttu on eriti tähtis omada selget plaani, mis sind õigel teel hoiab.

Ettevõtjana vajad selleks ilmselt veidike rohkem motivatsiooni ja sisemist jõudu, et asju edasi viia. Üldjuhul oled iseenda mentor ja motivaator (näpunäide: mine otsi endale mentor, sellest võib rohkem abi olla kui arvad). Seetõttu usutakse, et enesetõhusus (st sinu usk iseendasse plaanide saavutamisel) on see, mis võimaldab inimestel paremaid tulemusi saavutada.

Mis märgid viitavad sellele, et me ei ole pühendunud?

Kui oled nagu mina, siis oled ilmselt huvitatud mitmetest erinevatest asjadest - enesearendusest, ettevõtte kasv, tervis, poliitika jne. Kes saakski sind süüdistada. Meie maailm on loodud selleks, et saaksime võimalikult palju infot, võimalikult kiiresti ja sellisel viisil nagu me tahame. Uue oskuse õppimine võib nõuda sinult ainult veebiseminaris osalemist (muidugi ei ei piisa see oskuse täielikuks õppimiseks), suuremates linnades on jõusaal 5 km raadiuses. See ei tähenda veel seda, et oleme nendele veel pühendunud.

Näiteks oled huvitatud digiturundusest ning loed selle kohta, kuidas Google Analytic's konto luua ja seal olevaid andmeid analüüsida, kuid sa ei loo seda enda ettevõttele. See tähendab seda, et see õpitu ei täida oma eesmärki.

Muud märgid, mis viitavad selelle, et oleme vaid huvitatud:

• Me ei määra endale korralikke väljakutseid.
• Motivatsiooni puudus.
• Pessimistlikud väljavaated.
• Oleme vähem hõivatud töö ja eralus olevate asjadega.

Ärme jääme negatiivse juurde liiga kauaks ning vaatame, kuidas me saaksime luua need väljakutsed millele tahame pühenduda. Kõigepealt on aga hea aru saada, miks meil on nii raske keskenduda.

Me elame maailmas, kus on väga raske keskenduda. Mitmed ajaviite rakendused on loodud just selleks, et me neid võimalikult kaua kasutaksime. Avatud kontorid sunnivad sind keskenduma tööle ka siis kui ümberringi on jutuvada ja kõike muud.

Lisaks sellele püüavad enamik inimesi ikka veel mitut asja korraga teha, kuigi on tõestatud, et see ei tööta. Olen ka ise selles süüdi. Mida me saaksime teha enda keskendumisvõime parandamiseks? Sellele ei ole lihtsat valemit. Leidsin kasulikke näpunäiteid mis peaksid ka sind, sinu kiires ettevõtjamaailmas, aitama.

Esiteks, mitte keegi ei ole kunagi öelnud, et "Ma muutsin maailma, sest kontrollisin enda e-posti.". Muidugi see võib olla erinev, kui oled president aga olgem ausad, kõik meist ei ole presidendid. On leitud, et inimesed kontrollivad enda e-posti kuni 45 korda tunnis. See on just see, mis meie keskendumisvõimet vähendab.

Just nüüd on see hetk kui peame asjad tagasi enda kätte võtma. Mõtle läbi järgnevad küsimused:

• Millele ma praegusel hetkel keskendun?
• Mitu erinevat veebilehte mul praegu lahti on, mis on seotud justpraeguse tööülesandega?
• Mitu erinevat rakendust mul telefonis on?
• Mitu neist rakendustest sulle meeldetuletusi saadab?
• Mitu korda päevas sa enda e-posti kontrollid?

Pea meeles, me oleme kõik sinuga samas paadis. Samuti pea meeles, et see ei tohiks takistada sul eesmärkide saavutamist. Seetõttu on tähtis mõista, et kui soovid midagi muuta siis pead ohjad enda kätte haarama ja võimalikud tähelepanu eemale meelitajad eemaldama.

Nagu meie tegevjuht, Mikko Ilomäki, on mitmeid kordi öelnud "Tee endale selgeks see kuhu tahad jõuda ning astu üks väike samm korraga selle poole." Samm-sammult edasi minnes aitab sul tasa ja targu lõpliku eesmärgini jõuda. Hüpates korraga liiga kaugele võib lõppeda ebaõnnestumisega juba enne kui alustada jõuad. Näiteks, pole mõistlik joosta maratoni enne, kui oled selleks vähegi teeninud. Selle asemel sea endale väikesi eesmärke, mis annavad sulle enesekindlust juurde, et suudad asja lõpuni viia.

Mis see plaan on ja kas me ikka vajame alati plaani? Arvan, et mõnikord me isegi ei vaja plaani. Ainult siis vajame me plaani, kui võtame selle saavutamiseks ka aktiivselt midagi ette. Ilma selleta on tegemist pigem hinnanguga.

Milline on hea plaan? Kui eesmärgiks on saada rohkem kliente enne jaanuari, siis on hea sinna lisada ka need sammud mida selle täitmiseks tegema peab.

Üks lihtsustatud näide:

Kujutame ette, et oled juuksur ja sinu eesmärk on saada 10% rohkem kliente enne selle aasta lõppu. See tähendab seda, et sul ei ole palju aega ja pead looma plaani mille kallal saaksid kohe tegutsema hakata. Mis need sammud võiksid olla? Siin on mõned näited:

Idee: Aastalõpu soodud uutele klientidele 25%. Samm: Printi välja sooduskupongid ja jaga neid inimestele. Idee: Too sõber juuksurisse ja saad 25% allahindlust. Samm: Saada oma klientidele sõnum, et nad saavad selle allahindluse kui toovad sõbra sinu juurde juuksurisse.

Eesmärkide seadmine ei ole ainult nende üles kirjutamine aga ka otsuste tegemine. Elus tuleb ette palju erinevaid samme ja väljakutseid, kuid selleks, et pühendunud olla ja eesmärke täita, peab vastu võtma kaalutletud otsuseid.

Sellele aitab kaasa järgnev konsept:

1. Õigus otsustada
2. Vastutus otsuse tegemise ees
3. Otsuse tegemise tagajärjedega arvestamine

Mida see kõik tähendab? Ettevõtjana pead tegema otsuseid ja valikuid, kui soovid enda ettevõtet kasvatada. See annab sulle õiguse nende otsuste tegemiseks. Kirjuta üles ühe, kahe, kolme, kuue kuu ja aasta eesmärgid. Mõtle, kuhu sa tahad selle aja jooksul jõuda. Loomulikult võib sul olla mitmeid eesmärke.

Pea meeles, et nende ostuste vastuvõtmisel langeb sulle vastutus nende läbiviimiseks. Või siis otsustada neid mitte läbi viia. See ei tähenda seda, et kõik otsused peavad olema suured või kõrge riskiga.

Lisaks on tähtis neid samme mõõta. Meie turundusmeeskonna juht, Reino Meriläinen, ütleb alati, et "Pole mõtet teha miskit, mida ei ole võimalik mõõta ja öelda mida sa sellest õppisid." Kõik peaks olema mõõdetav ja kui see idee ei töötanud siis vähemalt õppsid, et selliseid asju ei tasu teha.

Kuidas motivatsiooni üleval hoida?

Kõik see planeerimine ja otsuste tegemine võib mõnikord liigsena tunduda. Kuidas motivatsiooni üleval hoida ja edasi pürgida? Iga eesmärgi ja plaaniga peaksid mõtlema, kui väärtuslik see sinu jaoks on. Pane asjad tähtsusjärjekorda.

Küsi endalt järgnevad küsimused:

• Mis on kõige tähtsam eesmärk praegusel hetkel?
• Mis mõjutaks kõige rohkem selle probleemi lahendamist?

Töötaja jääb haigeks just siis kui planeerisid veidike aega endale võtta? Klient jätab kohtumisele tulemata? Ettevõtjana jätkad ka läbi raskete aegade. Just see teeb sinust ettevõtja. Sa usud sellesse mida sa teed, sa tead miks sa seda teed, nagu ka Simon Sinek oma raamatus "Start With Why" on kirjeldanud.

Eesmärkideni jõudmiseks tuleb luua õiged produktiivsuse tavad. Lendsin kasulikke nippe sellest artiklist ja soovin neid sinuga jagada.

1. Planeeri oma nädal ette. Nädala ette planeerimine on hea, sest nädal on piisavalt lühike, et tulemusi näha ja piisavalt pikk, et sul oleks aega plaane ellu viia. See ei tähenda seda, et ei peaks kaugemale ette mõtlema. Tee seda näiteks pühapäeva õhtul või esmaspäeva hommikul. Mis on need 5 asja, mida pead kindlasti sel nädalal tegema? Mis on need tegevused, mida pead kohe ära tegema ja mis on need, mida saad nädala lõpupoole lükata? Kui palju aega iga nende tegevuste peale kulub? Märgi need enda kalendrisse, märkmikusse või kuskile mujale, kust saad neid alati vajadusel endale meelde tuletada. Varu vähemalt 90 minutit iga tegevuse jaoks, kui mitte rohkem.
2. Ohh kui meil oleks võimalik keskenduda ainult olulisele, kuid elu ei ole selline. Peame tegelema kõigsugu pisikeste häirivate teguritega, tüütu paberitööga jne. Rafael Sarandeses on loonud selle kõigega tegelemiseks suurepärase graafiku:

• Keskendu tegevustele, mis viivad sind eesmärkide poole. Kui oled need 5 tähtsaimat tegevust endale üles märkinud, siis märgi igale päevale 3 väiksemat tegevust, mis peavad valmis saama. Need 3 peaksid toetama nende 5 eesmärgi täitumist. Varu nende jaoks vähemalt 30 minutit.
• Alusta oma päeva postiivselt. Väldi häirivaid tegureid päeva esimeste tundide jooksul ja keskendu olulisele.
• Varu aega ka kõige muu jaoks. Arsti juures käimiseks, lastevanemate koosolekuks. See annab sulle tervikliku ülevaate kus ja millal pead olema.
• Täida vahemikud. Kasuta bussisõitu selleks, et emailidele vastata või raamatut lugeda.
• Varu ka loominguliseks tööks aega. Kuhu tahad ettevõttega jõuda? Mida peaksid selleks tegema? Loominguline aeg peaks olema vaba keskendumist segavatest teguritest.

Maailm on täis kõiksugu rakendusi. Mõned aitavad keskenduda, mõned pärsivad seda. Siin on minu nimekiri produktiivsust tõstvatest rakendustest, mis võivad ka sind aidata:

• Asana on intuitiivne rakendus, mis aitab sind kõiksuguste projektide ja meeskonnatöö haldamises. Saad seda piiratud funktionaalsustega tasuta kasutada või tellida Premium versiooni katvamate omaduse saamiseks.
• Trello on olnud Isoltal juba mitmeid aastaid kasutusel. Eesmärgilt sarnaneb Trello Asanale. Saad iga projekti jaoks oma töölaua luua ning iga tegevuse jaoks oma pileti luua. Saad Trello intergeerida ka Google Kalendriga ja mitme muu rakendusega, kuida tasuta versiooniga on nende arv piiratud.
• Google Kalender aitab sul meeldetuletusi ja ülesaideid määrata. Saad seda oma tegevusnimekirja jaoks kasutada. Mina isiklikult kirjutan kõik ikkagi veel paberile ning vajadusel lisan need seejärel kalendrisse. Kõiksugu kohtumisi ja koolitusi märgin ainult Google Kalendrisse. Meeldetuletuste seadmine, näiteks maksude maksmiseks, aitab vältida suuremaid probleeme. Lisaks on Google Kalendril kihvt lisafunktsioon Goals, mis aitab sul eesmärke seada ja saavutada. Tutvu sellega lähemalt siit.
• Heyfocus. Ma ei ole seda raksendust (veel) isiklikult kasutanud. See äpp aitab sul blokeerida kõik muud leheküljed siis kui sul on vaja keskenduda.
• Boomerang rakendus aitab sul näiteks meile ajastada. Sama on võimalik juba ka Gmailis teha.
• Timeular. Kautan Timeulari aeg-ajalt, kuid olen otsustanud seda üha rohkem kasutama hakata. See on üsna vahva ajakasutuse jälgimise äpp+kaheksatahukas, mis aitab sul näha kui palju teatud tegevusteks aega kulutad. Saad sinna kleepida erinevaid kleepse või märkida erinevaid tegevusi igale tahule, mis teeb igast kaheksatahukast isikupärase.
• Lõpetuseks, sinu enda ajud. Mõtle, millal oled kõige produktiivsem, loomingulisem, aktiivsem, sotsiaalsem ning millal sul on vaja veidike oma aega, et päeva nö kokku pakkida. Kasuta oma enda oskusi ja teadmisi iseendast enda päeva planeerimiseks. Laura Vauderkam'i raamat “168 Hours: You Have More Time Than You Think” soovitab tervet nädalat ette planeerida aga enne planeerima hakkamist soovitatakse jälgida enda tervet nädalat. Seda selleks, et näha just seda, millal oled kõige töökam ning millal on hea aeg näiteks jalutuskäigule. Mina isiklikult üllatusin kui palju aega jääb üle, kui arvutada terve nädala tundidest 8 töötundi ja 8 unetundi. Järgi jääb 72 tundi! Seega soovitan soojalt jälgida, kuhu oma aega kasutada ja kui palju. Näiteks kui palju aega kulub arvete saatmisele?

Ära unusta ennast premeerida

Endaga tasub alati sõbralik olla ning pärast töökat päeva või nädalat on hea ennast premeerida. On selleks siis rahulikult raamatu lugemine, perega koos aja veetmine, hobiga tegelemine või miski muu. Peaasi, et naudid seda ja tunned end pärast veelgi paremini. Lõpptulemus on see, et suudad veelgi paremini tööle keskenduda, kui tead, et saad pärast aega maha võtta.

Üks asi mida ma aastate jooksul õppinud olen on see, et kui ainult tööle keskenduda siis ei lähe kaua, kui läbipõlemine ringi luurama hakkab. Näiteks novembrikuu gripi näol. Lisaks õppisin, et pärast 60-t töötundi hakkab iga ülesande peale topelt aega kuluma, mis on ilmselge näide sellest, et me vajame aega tööst eemalolekuks.

Nagu varasemalt mainisin, igaühel on oma viisid stressi maandamiseks. Trenn, filmi vaatamine, sõpradega koos aja veetmine jne. Märgi kalendrisse selleks aeg ja pea sellest kinni.

Nagu mu töökaaslasele Monale meeldib öelda: "Tehtud on parem kui täiuslik." ja nõustun tema arvamusega. Kõik ei pea olema täiuslik, kõik ei pea olema 100% valmis enne, kui näed tulemusi. Kõik ei pea olema iga detailini läpi mõeldud enne, kui võid tegustema hakata. Elu muutub kiiresti. Kliendid tühistavad kohtumise või jätavad negatiivse arvustuse. See ei pea su tervet päeva ära rikkuma.

Siin on mõned nipid ja trikid, mida võid siit artiklist kaasa haarata:

• Määra kindel aeg meildele vastamiseks. Selleks võib olla hommikul 8-st 10-ni või õhtupoolikul kolmest viieni. Eelnevalt antud rakendused aitavad sind selle tegemisel. Selle nipi olen õppinud Ilkkalt, meie kliendikogemuse juhilt. Ilkka keskendub ühele asjale korraga ning on määranud kindlad ajad millegi teatud tegevuste tegemiseks.
• Ära tööta ööni. Määra kindel aeg millal tööd lõpetad, see tähendab ka tööle mõltlemise. Püüa olla ekraanist eemal paar tundi enne magamaminekut. Usu mind, see aitab sul paremini magada nig ärkad värske ja oled ettevõtja väljakutseteks valmis. Selle asemel, et Facebookis või Twitteris aega veeta, haara kätte parem vana hea raamat või küsi elukaaslaselt, kuidas tema päev möödus. Tee miskit mis mõjub rahustavalt ja on meeldiv.
• Tee kindlaks, et su töökeskkond annab sulle rohkem energiat. Meil Isoltas, on peaaegu täieikult avatud kontor ning viimasel ajal oleme rääkinud palju sellest, mis meie keskendumist segab ning mis võiks seda parandada. Selleks oli vaja ainult ühte lühidat küsimustikku, et kõik teaksid, et köögiuks peab kinni olema ning parem on saata töökaaslasele Slackis sõnum selle asemel, et üle laua hõigata.
• Joo kohvi ja vett ka.
• Pea meeles elektroonika vahel välja ka lülitada. Telefon, sülearvuti. Netflix. Anna endale veidi rahu ja vaikust.
• Loo rohkem kui tarbid. Me tarbime iga päev nii palju. Meilid, Youtube, Netflix ja mida kõike veel. Mida me aga võiksime teha on luua rohkem kui tarbida. Srinivas Rao toob välja, kuidas me teeme päevas üle 300 otsuse ning kuidas see mõjutab meie keskendusmisvõimet. Mõtle kui raske on pärast tõeliselt kiiret päeva keskenduda raamatu lugemisele.

Uute tavade õppimine ei ole kerge ning võtab kindlasti aega. Samas on see aga vägagi väärt kõike seda aega ja vaeva. Põhiline on valida tavad, mida sa suudad hoida ja arendada. See aitab omakorda paremini keskenduda ja vähem muretseda, mida kõike on täna vaja teha. Tead täpselt , mis on need 5 asja mida tahad sel nädalal valmis saada ning tead mida pead iga päev selle jaoks tegema. Ära jää liiga kauaks protsesse läbi mõtlema. Mel Robbins räägib oma raamatus "The 5 Second Rule", et meie aju hakkab liiga pikalt mõtlemise ajal tegema kõik selleks, et me midagi ei muudaks. Seega tuleb olla üpris kiire. See on aga see lõbus osa elust - saad teha sulle olulisi asju ja näha nende tulemusi. Selle kõige jooksul ära unusta ennast premeerida ja veidike ka aega maha võtta ning kasuta rakendusi, mis aitavad sul produktiivsem olla. Ära anna liiga vara alla, uue tava õppimiseks kulub vähemalt 21 päeva.

Anna mulle teada, milliseid uusi eesmärke endale püsitasid ning kuidas sul nende saavutamisega läheb!