Ilona räägib, millal on ettevõttel finantsjuhi abi vaja ning kuidas peaks ettevõte enda rahakotti haldama.
Üks peamine probleem on see, et finantsinfo ei ole usaldusväärne ehk finantsosakond saadab välja finantsraporteid, kuid neid vaatavad näiteks tootmisjuhtid ja märkavad, et midagi on valesti. See viib selleni, et tootmisosakonna juhid peavad eraldi enda raamatupidamist ehk kirjutavad kõik summad eraldi üles ning see viib meeletult aega. Isegi kui usaldatakse võivad raportid olla liiga üldised ning see takistab juhtidel otsuseid vastu võtta. Seega peaks info olema läbipaistev ettevõtte juhtidele, investoritele ja osakonna juhtidele, et nad saaksid just seda infot mida nad tahavad.
Lisaks soovitav Ilona ettevõtetel enda kulusid ja tulusid kodeerida, sest nii on neid lihtsam raamatupidamissüsteemist üles leida. Samuti võiks arvete väljastamisel lisada tootekoodid, sest siis on pärast lihtsam sorteerida endale vajalik info. Tuleb arvestada, et raamatupidaja ei pruugi ega ole kohustatud mõistma mida juht soovib, sest raamatupidajal on teised ülesanded - saata korrektsed finantsandmed vastavatele finantsasutustele.
Ilona soovitab alustavale ettevõttele võtta aeg maha ja mõelda enda äriprotsessid hoolega läbi. Kui ettevõttel on ambitsioonikad plaanid, oleks soovitatav algusest peale kõik tootekoodid ja kliendibaas süsteemselt kokku panna ning kui ettevõte kasvab, on lihtne neid üles leida. Hiljem võib muidu raamatupidaja neid ise liigitada ning panna kokku näiteks konsultatsioonikuludena nii arendustegevuskulud, audiitorikulud ja juriidilised kulud. See muudab juhile keerukaks enda kulusid ja tulusid täpselt mõista, sest paljud kulud on teiste nimetuste alla ära peidetud.
Arvete puhul peab jälgima maksetähtaegasid. Kui juht jälgib rahavoogusid, ei teki ootamatult olukorda kus ollakse omadega miinustes. Rahavoogude eelarve on Ilona sõnul ülioluline, sest selle abil näeb kui palju raha tuleb ettevõttesse sisse ja läheb välja. Tavaliselt koostatakse rahavoogude eelarve kuni viieks aastaks aastate lõikes, seejärel käesolev aasta kvartali kaupa ja üks nädal võiks päevade kaupa näha olla. Veel ühe tähtsa aspektina toob Ilona välja, et ettevõtte rahad ja kliendi rahad hoitaks eraldi kontodel. Kliendi rahadega arveldus ja toote müük mis läheb kliendile, peaks olema eraldi kontol. Palkade ja rendikulusid ehk tegevuskulude maksed tuleks hoida teisel kontol. Kui kliendid teevad ettemakseid, siis see ei ole ettevõtte raha enne, kui klient on raha kätte saanud. Kui neid kontosid hoitakse eraldi võib see ettevõtteid ootamatutest olukordadest säästa.
Ilona soovitab ka alustavatel ettevõtetel tutvuda tööjõu sisseostuga, sest see võib samuti leevendada erinevaid riske, näiteks kui tootmismahud vähenevad ei ole ettevõte sunnitud koondama, vaid vastutus on rendifirmal.
Vaata ka videointervjuud!