E-arve ja nende saatmine Eestis

E-arve-saatmine

E-arveldus on hea tava iga partneriga. Paljud riigid on e-arve saatmise avalikule sektorile kohustuslikuks teinud. Nüüd on nende hulgas ka Eesti. Alates 1. juulist 2019 muutus Eestis avalikule sektorile e-arvete saatmine kohustuslikuks. See tähendab seda, et edaspidi saab avalikule sektorile saata ainult e-arve standardile vastavaid arveid.

Artiklis on välja toodud kõik mida peaksid e-arve saatjana teadma. Muuhulgas:

  • Mis on e-arve?
  • Miks e-arve?
  • Kuidas erineb e-arve teistest arvetest?
  • Kas e-arve saatmine on turvaline?
  • Mis on e-arve standard?
  • Mis riikides on e-arve saatmine kasutusel?
  • Millised on Euroopa e-arve operaatorid? Kuhu suunda on e-arve saatmine liikumas?
  • Millised e-arve operaatorid Eestis tegutsevad?
  • Kes vajavad e-arve saatmist ja miks? Kuidas e-arvet saata?
  • Kuidas e-arve saatmine välja näeb?
  • Kas e-arvete saatmiseks peab liituma e-arve operaatoriga?
  • Kas ma saan e-arvet kõigile saata?
  • Mis kulusid e-arvete saatmine kaasa toob ja kui palju e-arve saatmine maksab?
  • Mis on e-arve aadress ja operaatori kood?

Mis on e-arve?

E-arve on masintöödeldav arve, mis luuakse, edastatakse, kinnitatakse, kirjendatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve ei ole pdf-arve. E-arve saatmisega saab vältida arve tasumiseks käsitsi andmete sisestamist. Masintöödeldav ehk xml-fail on failivormingu nimi mille kujul e-arveid esitatakse (eXtensible Markup Language).

Miks e-arve?

Pdf- ja paberkujul saadetavad andmed on kulukad nii rahalises kui ka ajalises mõttes. Nende töötlemine on aeganõudev ja nõuab ettevõtjatelt ning raamatupidajatelt palju manuaalset lisatööd.

E-arvele üleminek võimaldab riigiasutustel kasutada ühte ühtset süsteemi, mis omakorda vähendab töö hulka ja tõstab andmete kvaliteeti ning seeläbi säästab maksumaksja raha.

Kuidas erineb e-arve teistest arvetest?

E-arve omapära tuleb sellest, et e-arvel on kindel standard ning see saadetakse vastuvõtjale xml-failina nende majandustarkvarasse. See tähendab seda, et e-arveid ei saadeta ega võeta vastu e-posti kaudu.

E-arve ei ole pdf-arve. See tähendab seda, et e-arve käsitlemine on kiirem, sest e-arve on masintöödeldav (loeb andmed otse majandusprogrammi), kuid pdf ei ole. Seega kõik elektrooniliselt saadetud arved ei ole automaatselt e-arved.

See vähendab arve andmete sisestamisel tehtavate vigade hulka ning seega säästab märkimisväärselt arve saatja aega. Lisaks sellele kulub ka arve saajal vähem aega arve menetlemiseks ning arve saatja saab raha õigeaegselt kätte. Lisaks sellele on e-arve turvalisem viis arve saatmiseks, mis liigub arve saatjalt otse vastuvõtja majandustarkvarasse ning ei kao e-posti rämpsposti hulka. Sellest jääb alles elektroonne jälg (logi).

Kas e-arve saatmine on turvaline?

E-arve saatmine on turvaline, sest andmed edastatakse salastatud (krüpteeritud) kujul ning nendele pääseb ligi ainult kasutatava majandustarkvara kasutajatunnustega. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil saavad e-arve saatjad kontrollida, kas arved on kohale jõudnud.

Mis on e-arve standard? (kas see on sama igas riigis?)

Igal e-arvetega tegeleval riigil on oma e-arve standard. Seega on need igas riigis erinevad, kuid e-arve operaatorid muundavad näiteks Soome e-arve standardi kohase arve ümber Eesti e-arve standardi kohaseks. Seega see osa on e-arve operaatorite kanda.

Eesti e-arve ametlik standard EVS 923:2014/AC:2017 (Eesti Standardikeskus).

Muude riikide e-arve standarditest leiad infot siit: https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_invoicing#e-Invoicing_standards

Millistes riikides on e-arve saatmine kasutusel?

E-arve saatmine on kasutusel mitmetes Euroopa riikides ning tuleviku väljavaated näitavad, et tegemist on üldise suunaga kuhu kõik riigid pürgima hakkavad.

Norras, Soomes ja Taanis on e-arvete saatmine juba aastaid laialdasemalt kasutusel. Norras muudeti e-arvete saatmine avalikule sektorile kohustuslikuks 2012. Aastal, mis tõi endaga kaasa märgatava e-arvete saatmise tõusu. Soomes hakkasid ettevõtted e-arveid saatma omaalgatuslikult ning tänase päevani ei ole e-arvete saatmine Soomes kohustuslik, kuid üle poolte ettevõtetest esitavad arveid e-arve formaadis. Soome on teinud ka uuringu raamatupidamise automatiseerimise mõjudest kliimale. Taanis muudeti e-arvete vastuvõtmine avaliku sektori ühingutes kohustuslikuks juba 2005. aastal, mis puudutas hinnanguliselt kui 440 000 eraettevõtet ning 15 miljonit arvet igal aastal.

Millised on Euroopa e-arve operaatorid? Kuhu suunda on e-arve saatmine liikumas?

E-arve operaator on teenusepakkuja, kes pakub ettevõtetele, avalikule sektorile ja mõned ka eraisikutele, e-arve saatmise ja vastuvõtmise teenust. Tänu e-arve operaatoritele saavad e-arve saatjad saata arveid majandustarkvara poolt loodud vormingus ning operaatorid hoolitsevad selle eest, et need on vastava riigi standardikohased.

Euroopas on mitmeid e-arve operaatoreid. Näiteks Peppol, kes on mittetulunduslik rahvusvaheline ühendus. Peppoli eesmärgiks on võimaldada kõigile Euroopa ettevõtetele lihtsat e-dokumentide vahendust avalikule sektorile ning seeläbi tõsta avaliku sektori hangete konkurentsivõimelisust ning tulumaksu õigeaegset tasumist.

Lisaks on Euroopas ka mitmeid teisi operaatoreid nagu näiteks Basware, kes toimib mitmes Euroopa Liidu liikmesriigis ning on loonud ühenduse ka mõne Eesti e-arve operaatoriga.

Millised e-arve operaatorid Eestis tegutsevad?

Eestis on praegusel hetkel seitse erinevat e-arve operaatorit, kes teevad omavahel koostööd. Järgnevalt toon välja lühida ülevaate igast Eestis olevast e-arve operaatorist ning nende poolt pakutavatest teenustest.

Telema

Telema e-arve operaatoriga on liidestuse loonud 37 majandustarkvara. Telemal on loodud ühendus ka mitmete teiste e-arve operaatoritega, muuhulgas kõikide Eestis toimivate operaatoritega ning lisaks ka Peppol ja Basware operaatoritega. Tutvu Telema teenustega nende koduleheküljelt https://telema.ee/.

Edisoft

Edisoft pakub mitmesuguseid lahendusi nii veebivärava kui ka majandustarkvara kasutajatele. Edisofti hinnakiri tugineb saadetud e-arvete hulgale ning nad on teinud liidestuse peaaegu kõiki Eesti turul tegutsevate e-arve operaatoritega.

E-arveldaja

Riigi poolt loodud keskkond, mis on muuhulgas ka tasuta veebipõhine raamatupidamistarkvara. E-arveldaja kaudu saab e-arveid tasuta saata juhul kui nende hulk on väike (5-10 e-arvet kuus).

Envoice

Envoice tegeleb dokumentide digitaliseerimisega ning on loonud liidestuse mitmete Eesti majandustarkvaradega. Tutvu Envoice võimalustega nende koduleheküljelt: https://envoice.eu/et/

Fitek

Fitek tegeleb ka lisaks muudele teenusetele e-arvete saatmise võimaluse pakkumisega. Ettevõte tegutseb Eestis, Lätis, Leedus, Suurbritannias, Slovakkias, Tšehhimaa, Serbias, Bosnia ja Hertsegoviinas. Tutvu ettevõttega siit: https://fitek.ee/

Omniva

Omniva on üks suurimaid e-arve operaatoreid Baltikumis. Eestis on Omniva e-arve operaatori nimeks Arvekeskus.

Amphora

Amphora pakub laialdasi võimalusi e-arve saatmiseks sõltuvalt kasutajate arvule. Tutvu ettevõtte teenustega nende kodulehel https://www.amphora.ee

Kes vajavad e-arve saatmist ja miks? Kuidas e-arvet saata?

Iga ettevõte kes osutab Eesti avalikule sektorile teenuseid või müüb neile tooteid, peab saatma neile selle eest e-arve. E-arve saatmiseks võib kasutada veebilahendust, majandustarkvara või dokumendihaldustarkvara. Sõltuvalt teenuse pakkujale, aitab e-arvelduse kasutusele võtta vastava teenuse pakkuja.

Kuidas e-arve saatmine välja näeb?

Kas e-arvete saatmiseks peab liituma e-arve operaatoriga?

Mitmed raamatupidamistarkvarad ja veebiportaalid võimaldavad e-arvete saatmist. Seega operaatoriga liitumine ei ole alati vajalik. Sellisel juhul tegeleb majandustarkvara võimalike probleemide väljaselgitamisega ning annab teada kui e-arve saatmisel peaks mõni viga esinema. Lisaks tegelevad sellisel juhul majandustarkvarad teenuse uuendamisega ja ülalpidamisega.

Selleks, kas liituda e-arve operaatoriga või mitte oleks vajalik hinnata kui palju arveid saadetakse ning kas neid saadetakse mitmes suunas: B2B, B2G, B2C.

E-arveid saab saata nii tasulistes kui ka tasuta veebiportaalides, nagu näiteks Isolta, e-arved.eu, e-arve.ee ja Arved. Need teenused on teinud e-arve saatmise mugavaks ning pakuvad ka muid võimalusi, nagu kliendihaldus, raamatupidamise aruanded, mis kokkuvõttes säästavad arve saatja aega. Nende portaalidega liitumiseks peab üldjuhul sõlmima lepingu ning tasuma kuutasu.

Kas ma saan e-arvet kõigile saata?

E-arveid saab saata ainult nendele vastuvõtjatele, kes on teinud e-arve vastuvõtmise lepingu. Seda, kas teatud ettevõte või avaliku sektori ühendus võtab e-arveid vastu, saab kontrollida Äriregistri leheküljelt. Äriregistri päringu abil näeb, kas antud kliendile on võimalik e-arvet saata ning mis operaatoriga nad on liidetuse loonud. Siin on päring Telema AS näitel, kus on näha, et Telema AS võtab vastu e-arveid ning nende operaatoriks on Telema AS.

Kontrolli e-arve operaatorit

Kui ettevõte või riigiasutus ei ole e-arvete vastuvõtmise lepingut sõlminud on sellekohane märge ka Äriregistri päringust näha. Siin on näide Isolta Baltic OÜ puhul:

Isolta e-arve

Mis kulusid e-arvete saatmine kaasa toob ja kui palju e-arve saatmine maksab?

Väikeettevõtetele on e-arvete saatmine E-arveldaja portaali kaudu tasuta. Samuti on Arved kaudu e-arvete saatmine tasuta.

Suuremal hulgal e-arveid saatvad ettevõtted kasutavad selleks tavaliselt mõnda majandustarkvara. Nende eest tuleb üldjuhul tasuda igakuiset tasu. võimalike lisatasude kohta tasub uurida enda dokumendihalduse või raamatupidamisteenuse pakkujalt.

Eraldi operaatori teenuste puhul võivad operaatorid küsida tükitasu ühe e-arve saatmise eest. Tasub küsida operaatorilt hinnapakkumist ja millised teenused hinnas sisalduvad. Hinnad varieeruvad teenusepakkujate vahel. Üheks hinna kujunemise põhjuseks võib olla see, kas arvid arhiveeritakse või mitte.

Mis on e-arve aadress ja operaatori kood?

E-arve aadress on standardiseeritud tunnus, millega saab tuvastada e-arve vastuvõtjat. E-arve aadress koosneb asukohariigi maakoodist ja registrikoodist. Näiteks kui Isolta Baltic OÜ võtaks vatsu e-arveid, oleks ettevõtte e-arve aadress EE12234281. Operaatori koodi üldiselt Eestis kasutusel ei ole, kuid näiteks Soome e-arveid saates peaks seda kontrollima. Seda saab kontrollida www.verkkolaskuosoite.fi leheküljelt.

E-arve aadressi leiad Äriregistrist või küsides enda kliendilt otse.

Kokkuvõtvalt

E-arve on masinloetav arve, mitte pdf ja see saadetakse otse vastuvõtja elektroonilisesse keskkonda. E-arvele üleminek on tähis nii ajalise kui ka kulude kokkuhoiu suhtes. E-arvete saatmisega jääb ära palju manuaalseid protsesse ning vabastab seega aega ja säästab maksumaksja raha.

Lisaks sellele on e-arve saatmine tunduvalt turvalisem kui e-posti teel saadetud arved. Igas riigis on oma e-arve standard, kuid tulevikus saame kindlasti näha ühtset e-arve standardit, mis lihtsustab riikidevahelist e-arvete saatmist.

Norra, Taani ja Soome on e-arvete saatmise eelkäijad. Nendes riikides on e-arvete saatmine juba aastaid kasutusel ning Soomes võtsid ettevõtjad selle vabatahtlikult kasutusele ning riik ei ole seda siiani kohustuslikuks teinud. E-arve operaatorid hoolitsevad selle eest, et saadetud e-arve jõuaks vastuvõtjani õiges vormis. Eestis on hetkel 7 e-arve operaatorit, kelleks on Telema, Edisoft, E-arveldaja, Envoice, Fitek, Omniva, Amphora.

E-arvete saatmiseks ei pea e-arve operaatoriga liituma, küll aga peab e-arve vastuvõtmiseks seda tegema. Seetõttu saab e-arveid saata ainult nendele ühingutele kes on e-arve operaatoriga liitunud. Seda, kas ühing on valmis e-arveid vastu võtma, saab kontrollida Äriregistri kodulehelt.

Kuidas saata e-arvet Isolta kaudu

Juhend e-arvete saatmiseks

Võta kasutusele tasuta arvete esitamise programm

Isolta arvete saatmise teenus

Halda enda müüki ja kliente tasuta, Isolta Arved arvete koostamise tarkvara abil. Maksa alles siis, kui arvete määr kasvab.

Alusta arvete saatmist kohe või Loe lisaks