Arve koostamine

Arve on litsustatult öelduna dokument, millega küsitakse kliendilt raha. Arve koostamisel tuleb siiski arvestada konkreetse kliendi harjumistega, maksuseadustega ja oma vajadustega raha kätte saada. Arve on ka raamatupidamise alusdokument. Hea arvete koostamise teenus aitab kõigis nendes protsessides.

Milline on hea arve?

Hea arve on see, mida on lihtne maksta. hea arve pealt on kliendil lihtne kontrollida, kas talle koostatud arve vastab kokkulepitule. Loomulikult vastab see ka maksunormidele. Kõrval on toodud hea arve näidis ja seal on esile tõstetud mõningad aspektid, millele tasub tähelepanu pöörata.

Siin ka mõned soovitused arvete saatmiseks:

Ürita saata valmis arved alati samal päeval Arve väljastamisega nädala võrra viivitades viibib ka raha laekumine nädala võrra. Lisaks võivad kliendiga kokkulepitud asjad vahel ka ununeda. Kiiresti saabuv arve loob kliendile sinust professionaalse mulje.

Koosta arve visand esimesel võimalusel Pakkumisena, müügitellimusena või arve visandina. Arve saatmiseks ei kulu minutitki.

Enne arve saatmist kontrolli veel, et arve nõuded on täidetud ja kliendi andmed õiged Kliendil on õigus (isegi kohustus) jätta arve tasumata kui sellel olevad andmed ei ole korrektsed.

Arve tuleb saata kliendile talle meelepärasel viisil E-arvena, kui klient seda soovib, e-posti teel, kui olete selles kokku leppinud või traditsiooniliselt paberil, kui pole kindel kuidas klient arvet soovib.

Hoolitse ka selle eest, et kõik su arved on korralikult arhiveeritud Ettevõtja kohustus on hoida alles kõiki dokumente seitse aastat. Säilitada neid võib ka digitaalselt taasesitamist võimaldavas formaadis.

Ära kunagi muuda juba saadetud arvet Kui oled kogemata saatnud kliendile vale või veaga arve, tuleb teha kreeditarve ja koostada uus arve. Võid muuta arvet senimaani kui oled selle kliendile ja/ või raamatupidajale saatnud.

Elektrooniliste arvete saatmine

Elektroonilne arve on tegelikult mis tahes elektroonilisel kujul saadetud arve. Elektrooniline arve võib siis olla PDF või muus formaadis edastatud arve e-posti teel, e-arve saadetuna otse panka või vastuvõtja raamatupidamisprogrammi aga ka paberarve, mis on saadetud elektroonilise kanali kaudu nt postiteenust pakkuvale ettevõttele väljaprintimiseks ning sealt siis ümbrikus kliendile edastatud.

Arve vastuvõtmise viisi määrab arve vastuvõtja. Arve saatja roll on siin oma protsesse vajadusel kohendada. Kliendi poolt nõutud viisil arve edastamine tagab ka selle kiiremini tasutuks saamise. Ja see muidugi soodustab ka positiivse kliendihalduse kuvandi loomist.

E-arve

E-arve on “see õige elektrooniline arve”. Selle saatmine on tegelikult lihtsam kui arve välja trükkimine ja ümbrikus saatmine. Vajad vaid kliendi registrikoodi (välismaise ettevõtte puhul e-arve aadressi) ja operaatori tunnust ning programmi/teenust, millega e-arveid saata.”

E-arvena soovivad arveid saada ettevõtted, kellel on ka võimalus e-arveid automaatselt käsitleda: arve kinnitus, maksmisele edastamine ja maksmine ning raamatupidamisse edastamine käivad kõik läbi nupule vajutuse. Sedasi väldib arve vastuvõtja ka arvel oleva info sisestusvigu.

Arve saatmine e-posti teel

Arve saatmine e-posti teel (näiteks PDF failina) on enamustele väiksematele ettevõtetele ja eraisikutele parim viis arve vastuvõtmiseks ja sellele kiirelt reageerimiseks.

Hea arvete saatmise programm/teenus saadabki arved otse kliendile e-posti aadressile ja annab saatjale ka tagasisidet selle kohta, kas arve läks kohale ja kas see on ka avatud. PDF arvet saab ka ise koostada ja siis manusena kliendi e-posti saata.

Arve saatmine printimise teenust kasutades

Elektroonilise arvete ja traditsiooniliste arvete sümbioosiks on see, kui arve saadetakse elektroonilisel kujul aga vastuvõtjani jõuab see paberil ja ümbrikus. Sellisel juhul läheb arve elektrooniliselt nt postiteenust pakkuvale ettevõttele, kes selle siis välja trükib, ümbrikusse paneb ja kliendile saadab.