Müügivõlgnevused
Raha on ettevõttele nagu on hapnik inimesele. Seda tilgub ettevõtte kontole ainult siis kui kogu müügiprotsess toimib. Seepärast on oluline tegeleda ka tekkinud võlgnevustega - ehk siis olla ise ja hoida raamatupidajat kursis tekkinud võlgnevuste osas. Võlgnevustega tegelemine on ka osa kliendihaldusest. Tuleb kindlasti arvestada ka kohaliku kultuuriga nii meeldetuletuste saatmisel kui ka arvete edastamisel nt inkassole. On suurepärane kui su oma arvete saatmise programm sind ka teavitab kui mõni arve on maksetähtaja ületanud. Reageerida tasub kiirelt, kuid delikaatselt ja püüda mõista, millest olukord on tekkinud. Kõige lihtsam on esialgu saata lihtsalt meeldetuletus. Kui tegeled oma võlgnevustega tõhusalt, siis ei jää ka tehtud tööde eest kunagi raha saamata.
Soovitusi Võlgnevustega tegelemiseks
Kauta arvetel arvekohast viitenumbrit ja märgi arved tasutuks viitenumerite põhjal. Nii säästad aega ja väldid vigu. Hoia silma peal arvetel: kas on avatud, maksetähtaja ületanud või osaliselt tasutud. Saada meeldetuletus kohe pärast maksetähtaja ületamist. Tihti tasub isegi enne meeldetuletuse saatmist helistada. Tihti seisneb probleem selles, et on unustatud õigel ajal tasuda või pole arve mingil põhjusel kliendini jõudnud.
Mida teha kui klient ei soovi arvet tasuda?
Kui maksetähtaeg on ületatud, tuleb saata meeldetuletus. Kui klient sellele ka ei reageeri ning pole telefonitsi kättesaadav, ei soostu arvet tasuma või rikub korduvalt tähtaja pikendust või maksegraafikut, on teil igasugune õigus anda arve edasi inkasso teenust osutavale ettevõttele. Vt. lisaks VÕS § 113.
Sissenõudmiskulude ja viiviste lisamine meeldetuletusele on praktika, mida kasutavad peamiselt suuremad ettevõtted, kus kogu võlgade ja meeldetuletuste haldamine on täis-automatiseeritud. Võite neid õigusi kasutada nn mõjutusvahenditena kui saadate meeldetuletuse, märkides seal, et teil on õigus järgmisele meeldetuletusele lisada sissenõudmise tasu ja viivised.
Nõuded tarnijate ees ja kulutšekid
Kulude kontroll
Nõuded tarnijate ees on see osa, mis on sinul sisseostetud toodete/ teenuste eest veel tasumata. Nõuded tarnijate ees on eriti olulised majandusaasta aruande koostamisel. Nõuete nimekirja tarnijate ees nimetatakse ka ostureskontraks. Ostureskontra näitab kui palju on ettevõttel kuu lõpuks sooritatud oste, mille eest pole veel tasutud.
Nõude käsitlemine saab tavaliselt alguse arve vastuvõtmise hetkest. Vastuvõetud arveid nimetatakse ostuarveteks. Nõue tarnija ees tekib hetkest, mil kaup või teenus on kätte saadud. See hakkab olulist rolli mängima majandusaastaaruande koostamisel. Kui ettevõtte majandusaasta muutub aastavahetusega, ja kauba eest, mis saadakse kätte detsembris, esitatakse arve jaanuaris aga tagasiulatuva kuupäevaga detsembrisse, siis kantakse kogu ost detsembrisse. Aga kui maksetähtaeg jääb jaanuarisse, siis kantakse ostu netosumma detsembri aruandesse ja KM-tagastus käsitletakse jaanuari aruande raames.
Kogu ahel arve vastuvõtmisest kuni arve arhiveerimiseni tuleks võimalikult tõhusalt ja vigu vältivalt optimeerida. Seepärast on kasulik ostuarvete majandamiseks kasutada mõnda vastavat programmi või teenust.
Ostuarveid on mõistlik võtta vastu elektroonilisel kujul, nii püsivad need paremini taasesitataval kujul alles. Kui palud tarnijalt e-arvet, siis läheb see automaatselt su ostureskontra programmi/teenusesse. Oluline on, et kõik ostuarved saabuksid sulle ühte kohta kokku, mille kaudu on sul lihtne neid kinnitada, saata tasumisele ning edasi raamatupidamisse. Veel parem, kui ka müügiarved samas kohas oleksid.
Ettevõtluses tekib ostuarvetele lisaks ka muid kuludokumente. Näiteks ostud panga- või krediitkaardiga, sularaha ostud, kuluhüvitised nagu näiteks päevarahad, kütusetšekid jne. Iga kulu kohta tuleb säilitada kuludokument, mida on võimalik järgmise viie aasta jooksul taasesitada. Kuna piisab ka sellest kui dokumendist säilitatakse koopia elektroonilisel kujul, siis soovitame tšekkidest teha fotod või need sisse skännida veel enne kui termopaberil olev tekst haihtub.
Ostude ja kulude juures on mõistlik võimalikult täpselt märkida, mis kuludega tegemist on, et siis tagantjärgi saaks analüüsida kuidas ja mis kulud ettevõtluse erinevate osadega seotud on. Näiteks tuleb partneritega koosolekule tellitud suupistete pakkumise puhul märkida ülesse ka koosolekul osalejate nimed ja ettevõtted.