1. Hangi kliendisuhete haldamise süsteem
Kirjuta paberile asjad, mida soovid unustada ja salvesta digitaalselt kliendisuhetetega seotud asjad, mida tahad mäletada. Olgu selleks süsteemiks Pipedrive, Salesforce, Isolta või isegi Excel. Tähtis on saada andmed paberlipikutelt ära ja elektroonilisse formaati. Eletroonilise kliendihalduse süsteemiga kindlustad, et andmed on salvestatud ja arhiveeritud. Lisaks leiad vajadusel klientide andmed ja klientidega tehtud kokkulepete märkmed märgatavalt lihtsamalt ja ka kiiremini.
2. Salvesta süsteemi kõik klientide andmed
Isegi kui mõtled, et ei näe teatud klienti endam kunagi, on hea salvestada vähemalt tema põhiandmed. Kui see teatud klient võtabki tulevikus ühtäkki sinuga ühendust, jätad endast hea mulje, teda "mäletades" (Pea meeles muidugi GDPR). Salvestades kõikide klientide andmed, saad jälgida ka kliendibaasi arengut ning saad vajalikke andmeid näiteks turunduseks või aruandluseks kasutada.
3. Kirjuta klientidest märkmeid
Kirjuta üles märkmeid KÕIKIDEST klientidega läbi käidud vestlustest. E-posti aadresseid on lihtne kopeerida otse süsteemi ja telefonikõnedest on hea kirjutada kokkuvõtvaid märkmed. Tähtsaim selle juures on see, et võid alati vajadusel kontrollida, millest on räägitud ning milles kokku lepitud. Enne uuesti kliendiga ühenduse võtmist on hea käia vaatamas, millest viimati rääkisite. Taaskord jätad endast positiivse mulje, mäletades klienti ja millest temaga viimati rääkinud oled.
4. Loo meeldetuletusi ja planeeri enda päeva
Kui kliendiga jutuajamine viib edasiste toiminguteni nagu pakkumise koostamiseni või lubad kliendiga hiljem ühendust võtta, siis ära jäta neid toiminguid enda mälu vastutusele. Märgi kalendrisse kindel aeg sellega tegelemiseks. Lisa ka kalendrisse või kliendihalduse süsteemi meeldetuletusi eelolevatest töödest. Nii väldid topelttööd ja kohustused saavad õigeaegselt täidetud.
5. Ära jäta ühenduse võtmist kliendi kohustuseks
Kindlasti võta aktiivselt ühendust praeguste ja potentsiaalsete uute klientidega. Isegi kui kliendil ei ole hetkel probleeme või ostuvajadust, on hea püsida järjel kliendi olukorraga. Siiski ei tasu olla liiga aktiivne, sest liigne surve võib kliendi eemale peletada. Kliendihalduses peaks alati kirjutama märkmeid ja meeldetuletusi tulevatest kontakteerumistest. Ära siis oota kuni telefon heliseb, vaid võta telefon kätte ja helista ise kliendile.
6. Ühenda müügi- ja kliendisuhete juhtimine
Kliendisuhete juhtimine aitab klientidega seotud töödes, kuid ühendades klientidest kogutud andmed müügiandmetega, saad kliendist väärtuslikku lisainfot. Näiteks võid sel viisil jälgida kes on sinu kõige väärtuslikumad kliendid, kellele tasub pakkumisi teha ja rohkem müüa ning kas mõnel kliendil on selgesti kujunenud ostutrend, näiteks hooajaga seoses.
7. Ole kättesaadav ja helista tagasi
Kellelegi ei meeldi järjekorras seismine... välja arvatud kui pakutakse midagi tasuta. Üheks lihtsaimaks viisiks konkurentsieelise tagamiseks on pakkuda kliendile lihtsasti kättesaadavat ja head klienditeenindust. Lihtne viis selleks on pakkuda telefoninumbrit kuhu klient võib helistada. Alati võib ette tulla olukordi, kus kõikidele kõnedele ei saa või ei jõua vastata, aga sellisel juhul peaks kliendile alati tagasi helistama. Klient helistab ise kindlasti hiljem tagasi. Eriti siis kui tal on asjaga kiire, kuid nagu enne mainisin - ära jäta ühenduse võtmist kliendi kohustuseks, vaid helista talle ise.
8. Proovi vastata vähemalt 24 tunni jooksul
Kõik kliendid ei ole loomulikult samaväärsed. Mõnele vastatakse kohe ning teistele veidi hiljem. Siiski tasub luua teatud reeglid ja ajavahemik, mille jooksul klientidele vastatakse. Veelgi parem on see, kui suudad seda kliendile selgelt öelda ja lubada. Sel viisil teavad kliendid oodata vastust nende küsimusele hiljemalt lubatud aja jooksul.